用 Python 自動產出 Notion 工時報表：告別手動複製貼上

每個月底最痛苦的事是什麼？

對我們團隊來說是產出工時報表。

從 Notion 一筆筆複製到 Excel，調整格式，分類匯總……花兩小時做本該花十分鐘的事。而且每個月都要重來一次，整個過程讓我深刻體會到什麼是「重複性勞動的極致」。

這篇文章分享如何用 Python + Notion API 自動產出完整的工時 Excel 報表，包含明細、任務匯總、人員匯總三個 sheet。

需求背景

我們公司用 Notion 管理任務和工時。每個任務有：

任務名稱、客戶代碼
負責人
工時（開始時間、結束時間）
工作內容描述

月底需要產出 Excel 報表給會計，格式要求：

工時明細：每一筆工時紀錄
按任務匯總：每個任務的總工時
按人員匯總：每個人的總工時

以前是手動處理：

在 Notion 裡篩選客戶代碼
複製到 Excel
用樞紐分析表做匯總
調整格式

花兩小時，而且容易出錯。

解決方案

我寫了一個 Python script：scripts/notion_zzsq_timesheet.py

功能：

從 Notion timesheet database 撈資料
過濾特定客戶（例如 ZZSQ）
產出三個 sheet 的 Excel 報表

核心程式碼

from notion_client import Client
import pandas as pd
from datetime import datetime

# 連接 Notion
notion = Client(auth=os.environ['NOTION_TOKEN'])

# 查詢 timesheet database
response = notion.databases.query(
    database_id=TIMESHEET_DB_ID,
    filter={
        "property": "客戶代碼",
        "rich_text": {
            "contains": "ZZSQ"
        }
    }
)

# 轉換成 DataFrame
rows = []
for result in response['results']:
    rows.append({
        '日期': result['properties']['Date']['date']['start'],
        '任務': result['properties']['任務']['title'][0]['text']['content'],
        '人員': result['properties']['人員']['people'][0]['name'],
        '工時(分鐘)': calculate_minutes(result),
        '內容': result['properties']['內容']['rich_text'][0]['text']['content']
    })

df = pd.DataFrame(rows)

產出三個 Sheet

with pd.ExcelWriter(output_path, engine='openpyxl') as writer:
    # Sheet 1: 工時明細
    df.to_excel(writer, sheet_name='工時明細', index=False)
    
    # Sheet 2: 按任務匯總
    task_summary = df.groupby('任務')['工時(分鐘)'].sum().reset_index()
    task_summary.to_excel(writer, sheet_name='任務匯總', index=False)
    
    # Sheet 3: 按人員匯總
    person_summary = df.groupby('人員')['工時(分鐘)'].sum().reset_index()
    person_summary.to_excel(writer, sheet_name='人員匯總', index=False)

執行方式

1	python3 scripts/notion_zzsq_timesheet.py [output.xlsx]

不指定輸出檔名會用預設的 zzsq_timesheet_YYYYMMDD.xlsx。

實際成果

昨天執行結果：

142 筆工時明細
46 組任務匯總
2 人（Joe + 贾权）

整個過程從 2 小時縮短到 30 秒。

更重要的是，這個 script 可重複使用。下個月要產報表，只要再執行一次就好。

技術細節

Notion API 限制

Notion API 有分頁限制，每次最多回 100 筆。如果工時紀錄超過 100 筆，需要處理 next_cursor：

all_results = []
cursor = None

while True:
    response = notion.databases.query(
        database_id=TIMESHEET_DB_ID,
        start_cursor=cursor,
        page_size=100
    )
    all_results.extend(response['results'])
    
    if not response['has_more']:
        break
    cursor = response['next_cursor']

工時計算

Notion 的 Date property 是 object，包含 start 和 end：

def calculate_minutes(result):
    date_prop = result['properties']['Date']['date']
    start = datetime.fromisoformat(date_prop['start'])
    end = datetime.fromisoformat(date_prop['end'])
    return int((end - start).total_seconds() / 60)

Excel 格式優化

為了讓報表更易讀，可以加一些格式：

workbook = writer.book
worksheet = writer.sheets['工時明細']

# 自動調整欄寬
for column in worksheet.columns:
    max_length = 0
    column_letter = column[0].column_letter
    for cell in column:
        try:
            max_length = max(max_length, len(str(cell.value)))
        except:
            pass
    worksheet.column_dimensions[column_letter].width = max_length + 2

延伸應用

這個 script 的架構可以輕鬆擴展：

多客戶報表：改 filter 條件，一次產出多個客戶的報表
自動寄信：產出 Excel 後用 SMTP 或 Graph API 寄給會計
定期執行：用 cron 每月 1 號自動跑
視覺化：用 matplotlib 產出工時分佈圖

心得

寫這個 script 花了大概 1 小時，但每個月省 2 小時。兩個月就回本了，之後都是純賺。

這讓我深刻體會到：自動化不是「有時間再做」的事，而是「沒時間更要做的」事。

很多時候我們忙到沒時間優化工作流程，結果永遠在救火。花一點時間寫 script，長期下來省下的時間可以做更多有價值的事。

如果你也在做重複性的資料處理工作，不妨問問自己：「這個能用 script 自動化嗎？」

答案通常是肯定的。

完整程式碼：scripts/notion_zzsq_timesheet.py（內部 repo，暫不公開）

如果這篇能幫你開始思考自動化，那我的時間就沒白花了。😄